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Ab 2025 wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht. Was das konkret ist, ab wann es für dich gilt und wie du den Eingang ohne Mehraufwand aufsetzt – dieser Guide beantwortet es an einem Beispiel, mit klaren Fristen und einem Weg, den Eingang zu automatisieren.
Das Wichtigste in Kürze
Kurzer Hinweis vorab: Dieser Guide ist eine praxisnahe Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz; im Einzelfall lohnt der Blick zur Steuerberatung.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Entscheidend ist das Format: Die Rechnungsdaten müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. Genau das kann eine klassische PDF nicht – sie ist ein Bild der Rechnung, das ein Mensch lesen kann, eine Software aber nur mit Mühe.
Rechnungsnummer, Betrag, USt, Leistungsdatum …), den die Software direkt einliest – ohne Abtippen, ohne Ratefehler.
Die Einführung ist gestaffelt. Wichtig ist die Trennung zwischen empfangen können (gilt früh und für alle) und ausstellen müssen (kommt nach Unternehmensgröße).
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und aufbewahren können – unabhängig von der Größe, auch Kleinunternehmer. Ein Empfangsweg (in der Regel ein E-Mail-Postfach plus passende Software) muss vorhanden sein.
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier und PDF sind für diese Gruppe dann nicht mehr zulässig.
Die Übergangsphase endet weitgehend: Nun müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Auch etablierte EDI-Verfahren müssen bis dahin normkonform sein.
Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Ein paar Fälle sind ausgenommen oder haben mehr Zeit:
Bis die Ausstellungspflicht greift, gilt eine Vereinfachung: Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden – also Papier oder PDF. Zwei Dinge sind dabei entscheidend:
Für die Praxis heißt das: Beim Empfang gibt es keine Übergangsfrist – das musst du heute können. Beim Versand hast du je nach Größe noch etwas Luft, solltest die Umstellung aber nicht bis zuletzt aufschieben.
Der eigentliche Aufwand steckt selten im Ausstellen – das übernimmt die Rechnungssoftware. Er steckt im Eingang: Jede eintreffende E-Rechnung will geprüft, den richtigen Daten zugeordnet und revisionssicher abgelegt werden. Genau hier lohnt sich Automatisierung – in fünf Schritten:
Genau diesen Ablauf deckt der Dokumenten-Agent ab: E-Rechnungen und Belege automatisch auslesen, prüfen und ablegen. Wenn du unsicher bist, wo bei dir der größte Hebel liegt, hilft die kostenlose Potenzialanalyse mit einer ersten Schätzung.
Nein. Eine PDF ist ein Bild der Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes liegt nur vor, wenn die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931 vorliegen – in Deutschland typischerweise XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028.
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen stellen. Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen seit 2025.
Für Umsätze bis Ende 2026 sind sonstige Rechnungen – also Papier oder PDF – übergangsweise weiterhin erlaubt. Ein PDF gilt aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Kleinere Aussteller mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz können diese Übergangsregel bis Ende 2027 nutzen.
In Deutschland vor allem XRechnung (reiner Datensatz) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Datensatz eingebettet in eine PDF). Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
> zum mitnehmen
Kompakt aufbereitet zum Abspeichern, Ausdrucken oder Weitergeben an Team und Steuerberatung.
Wenn du den Eingang so aufsetzen willst, dass er dich keine Zeit mehr kostet, schau dir den Dokumenten-Agenten an – oder erzähl mir kurz von deinem Ablauf.